2019 MEB Doküman Yönetim Sistemine nasıl ulaşılır? sorusunun yanıtını haberimizde bulabilirsiniz. Son günlerde milyonlarca memur MEB DYS giriş ekranına ulaşmak için araştırma yapıyor. Kullanıcı adı ve şifresi ile kolaylıkla erişim sağlanan MEB DYS giriş ekranı ile birlikte, DYS nedir? DYS'nin yararları ve kullanım alanları nelerdir? 2019 MEB Doküman Yönetim Sistemine nasıl ulaşılır? sorularının yanıtlarını haberimizde bir araya getirdik. İşte, DYS hakkında merak edilenler...

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) nedir?

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar. DYS kullanılarak gelen giden evrak yönetimi yapılabilir.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi farklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

MEB DYS giriş ekranına ulaşmak için lütfen buraya tıklayın

DYS'nin yararları nelerdir?

- Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
- İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
- Performans takibi kolayca izlenebilir.
- Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
- Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
- Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
- DYS ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
- Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
- Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
- Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
- Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.

DYS'nin kullanım alanları nelerdir?

- Finans sektöründe alınan bütün belgeler. Belediyelerin aldığı belgeler.
- Üniversiteler.
- Hastaneler.
- Sigorta firmalarının aldığı bütün belgeler.
- Teknik servisler.
- Sözleşmeler.
- Firmaların kullandıkları sipariş, masraf, satın alma vb dokümanları.
- Meslek odaları başvuru formları.
- İlaç sektörü operasyonel belgeler.